
支社や営業所が離れている会社や、在宅勤務の社員が多い会社では、本社の会場とオンラインをつないで忘年会を開くことも増えています。そこで幹事が悩みやすいのが、「オンラインで参加している人に景品が当たったらどう渡す?」「会場とオンラインで同じように楽しめる?」という点です。
この記事では、会場とオンラインをつなぐ「ハイブリッド忘年会」の景品の選び方と渡し方、全員で同じビンゴに参加する方法、90分の進行例、公平に盛り上げるコツをまとめました。
ハイブリッド忘年会の景品で困りやすい3つのこと
1. オンライン参加者への景品の届け方
会場の参加者には景品をその場で手渡せますが、支社や自宅から参加している人には手渡しできません。後日幹事が発送するとなると、梱包や発送の手間、送料がかかります。
2. 住所を集める手間と気づかい
景品を送るには当選者の住所が必要です。幹事が一人ひとりに住所を聞いて回るのは手間がかかるうえ、個人の住所を預かることに気をつかう人も多いでしょう。
3. 「会場にいる人の方が有利」と感じさせない
ビンゴの番号がオンラインでは聞き取りにくかったり、オンラインの人の「ビンゴ!」の声が会場に届かなかったりすると、オンライン参加者は置いていかれた気持ちになってしまいます。
解決策は「当選者の自宅に届く景品」にすること
これらの悩みは、景品を「当選した人が自分で申し込んで、自宅で受け取る」形にするとまとめて解決できます。
アネットライブの目録パネル(データ納品)は、特大A3パネルの画像データと、引き換えに必要なIDとパスワードがデータで届く景品です。当選した人がIDとパスワードで引き換えの手続きをすると、商品が当選者の自宅に届きます。
- 会場の人にもオンラインの人にも同じ景品を渡せる:会場では目録を手渡し、オンラインの人にはIDとパスワードを伝えるだけです。
- 幹事が発送しなくていい:梱包や発送、送料の心配がありません。
- 幹事が住所を集めなくていい:当選した人が自分で住所を入力して申し込むので、幹事が住所を預かる必要がありません。
- すぐに用意できる:購入後すぐにダウンロードできるので、配送を待たずに準備できます(銀行振込の場合は入金確認後)。
引き換えの手続きは90日以内に行う必要があるので、当選者には期限をひと言伝えておきましょう。
会場とオンラインで同じビンゴに参加する方法
無料のオンラインビンゴツール「アネットビンゴ」を使うと、会場の参加者もオンラインの参加者も、同じビンゴに参加できます。
- 参加はQRコードやURLから:会場ではスクリーンに映したQRコードを読み込み、オンラインの人にはチャットでURLを送るだけで参加できます。アプリのインストールは必要ありません。
- 出た番号は全員のスマホに表示される:Web会議の音声が聞き取りにくくても、番号を見落としません。
- 当選した景品も全員のスマホに表示される:だれに何が当たったかを、会場もオンラインも同時に知ることができます。
- 当選者はその場で住所を入力できる:データ納品の景品と組み合わせると、当選した人はその場でスマホから住所を入力するだけで、景品が自宅に届きます。会場にいても、オンラインでも流れは同じです。
データ納品の景品を購入すると、アネットビンゴがプレミアム版になり、最大300人まで参加できます。支社をつないだ大人数の忘年会でも使えます。
90分のハイブリッド忘年会の進行例
本社の会議室を会場にして、支社と在宅勤務の社員をWeb会議でつなぐ場合の例です。
| 時間 | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 0:00〜0:10 | 接続確認・開会・乾杯 | 開始の10分前からWeb会議をつないでおき、音声と画面を確認する |
| 0:10〜0:30 | 社長のあいさつ・拠点ごとのひと言 | 各支社の代表に1分ずつ話してもらうと、オンライン側も参加している実感がわく |
| 0:30〜1:05 | ビンゴ大会 | 会場のスクリーンとWeb会議の画面共有で、同じ画面を映す |
| 1:05〜1:20 | 歓談 | オンライン側は拠点ごとに話せる場を作っておくとよい |
| 1:20〜1:30 | 締めのあいさつ | 全員で画面越しに一本締め |
オンラインの参加者は、画面を見続ける時間が長いと疲れてしまいます。ハイブリッドの忘年会は、会場だけの忘年会より短めの90分前後にまとめるのがおすすめです。ビンゴの台本や時間配分は忘年会のビンゴ大会の進め方も参考にしてください。
会場とオンラインを公平に盛り上げるコツ
1. オンライン担当のサブ司会を決める
会場の司会とは別に、Web会議の画面を見ながらオンラインの参加者に声をかける「サブ司会」を決めておきましょう。「〇〇支社の皆さん、リーチの方はいますか?」と声をかけるだけで、オンライン側の一体感がぐっと高まります。
2. 番号はゆっくり、2回読み上げる
Web会議の音声は、会場より少し遅れて届いたり、聞き取りにくかったりします。番号は2回くり返し、いつもより間をあけて読み上げましょう。
3. オンラインの当選者にもカメラの前で一言もらう
オンラインの人がビンゴしたら、会場のスクリーンに大きく映して、カメラの前で一言もらいましょう。会場から拍手を送ると、オンラインの人も「一緒に参加している」と感じられます。
4. 拠点対抗の要素を入れる
「最初にビンゴが出たのはどの拠点か」を競うなど、拠点対抗の要素を入れると、ふだん顔を合わせない拠点どうしでも盛り上がります。
景品の数と予算の目安
景品の数は、会場とオンラインを合わせた参加人数の2〜3割が目安です。1等の目玉景品には景品の総額の3〜5割を回すとメリハリが出ます。
ハイブリッドの忘年会では、だれが当たるかわからないので、景品はすべて「自宅に届く」形にそろえておくのが安心です。会場にいる人だけに当たる現物の景品を用意したい場合は、「会場賞」のように別枠にしておくと、オンラインの人が不公平に感じません。
予算ごとの組み方は予算2万円・予算3万円・予算5万円の記事、大人数の場合は大人数の忘年会の景品も参考にしてください。
ハイブリッド忘年会におすすめの景品
アネットライブの目録パネル(データ納品)から、ハイブリッドの忘年会で使いやすいものを紹介します。どれもアネットビンゴに対応しています。
1等・目玉に
- 折りたたみ自転車 特大A3パネル&目録(18,800円)
- ネスカフェバリスタ 特大A3パネル&目録(9,800円)
- 神戸牛霜降りカルビ 特大A3パネル&目録(8,800円)
2等以下に
- UV布団クリーナー 特大A3パネル&目録(6,980円)
- ハーゲンダッツ詰め合わせ 特大A3パネル&目録(5,500円)
- 国産うなぎ蒲焼 特大A3パネル&目録(5,500円)
- 空撮ドローン 特大A3パネル&目録(4,800円)
- ヨーグルトメーカー 特大A3パネル&目録(2,700円)
- 電動歯ブラシ 特大A3パネル&目録(1,280円)
そのほかのデータ納品の景品はデジタル景品の一覧から選べます。会場の参加者向けに現物の景品セットも用意したい場合は、忘年会の景品セット一覧から予算順に選べます。
よくある質問
Q. オンラインの参加者も、会場の人と同じビンゴに参加できますか?
A. アネットビンゴなら、オンラインの参加者もURLから同じビンゴに参加できます。出た番号や当選した景品は全員のスマホに表示されるので、会場とオンラインで同じように楽しめます。
Q. 現物の景品がオンラインの人に当たったらどうすればいいですか?
A. 後日、幹事から発送することになります。発送の手間や送料が気になる場合は、景品をすべてデータ納品の目録にしておくか、現物の景品は「会場賞」として会場の参加者だけを対象にしておくと安心です。
Q. Web会議ツールは何を使えばいいですか?
A. 社内でふだん使っているWeb会議ツールで問題ありません。ビンゴの画面を画面共有で映し、参加者は手元のスマホでカードを見ながら参加します。
Q. オンラインの忘年会でも景品の経費の扱いは同じですか?
A. 社員全員が対象の会であれば、考え方は会場で開く忘年会と同じです。詳しくは忘年会の景品は経費にできる?で解説しています。
まとめ
支社や在宅勤務の社員も参加するハイブリッド忘年会では、景品を「当選した人が自分で申し込んで、自宅で受け取る」形にそろえると、オンライン参加者への発送や住所集めの手間がなくなります。アネットビンゴを使えば、会場もオンラインも同じビンゴに参加でき、出た番号や当選した景品が全員のスマホに表示されます。オンライン担当のサブ司会を決め、オンラインの当選者にもカメラの前で一言もらえば、離れていても1年をともにねぎらう忘年会になります。
結婚式の二次会などをオンラインとつないで開く場合はオンライン・ハイブリッド二次会の景品はどうする?も参考にしてください。ハイブリッド忘年会の景品は、二次会景品・ビンゴ景品のアネットライブでまとめて準備できます。